Datenschutz-Hinweise Online-Meetings

Der Zweck dieser Hinweise besteht darin, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Daten (im Weiteren nur Daten) im Rahmen eines Online-Meetings,
Telefonkonferenzen und Webinare zu informieren. Diese sind unter anderem Ihre E-Mail- oder IP-
Adresse.

Wir verwenden aktuell Microsoft Teams als Standard-Lösung für Online-Meetings. Sofern wir eine größere Gruppe im Rahmen einer Konferenz oder ähnlichen Veranstaltung ansprechen möchten, verwenden wir hierfür ggf. GoTo Meeting.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die EB – Sustainable Investment Management GmbH – mehr Informationen finden Sie im Impressum.

Unabhängig von unserem Verantwortungsbereich, können auch die Anbieter unserer Online-Meeting-Lösungen Ihre Daten für eigene Zwecke verarbeiten. Verlinkungen zu den entsprechenden Datenschutz-Hinweisen finden Sie weiter unten in der Übersicht „Eingebundene Dienstleister“.

Unseren (externen) Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
teamprivacy(at)creditreform-compliance.de

2. Teilnahme an einem Online-Meeting

Im Rahmen eines Online-Meetings können unterschiedliche Daten verarbeitet werden, wie

• IP-Adresse und Informationen zu Ihrem Endgerät (z.B. Browser oder Betriebssystem),
• Nutzername oder Ihr Vor- und Nachname, ggf. ein Profilbild,
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und
• vor allem Chat-, Audio- und Videodaten.

Um an einem Online-Meeting teilnehmen zu können, benötigten wir mindestens einen (fiktiven) Namen (Online). Anschließend können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihre Videokamera aktivieren und möglicherweise auch weitere Informationen über die Chat-Funktion bereitstellen (z. B. Fragen im Rahmen eines Webinars oder Dokumente, die Sie mit uns teilen möchten).

Bei einer Einwahl über das Telefon benötigen wir nur Ihre Telefonnummer.

2.1 Aufzeichnung

Das Online-Meeting (Audio- und Videodaten) wird grundsätzlich nicht aufgezeichnet. In Ausnahmefällen werden Sie vor Beginn einer Aufzeichnung darüber informiert und können frei entscheiden, ob Sie dies wünschen bzw. welche Chat-, Audio- und Videodaten Sie preisgeben möchten (z. B. Fragen im Rahmen eines Webinars über den Chat). Eine aktive Aufzeichnung wird durch Symbole und Text gekennzeichnet.

2.2 Speicherdauer

Die Audio- und Videodaten werden grundsätzlich nur für die Dauer des Online-Meetings verarbeitet (zwischengespeichert) und anschließend gelöscht. Weitere Daten, wie Angaben zu Ihrer Person oder der Chat-Verlauf, können für einen längeren Zeitraum gespeichert werden, sofern dies für uns und/oder unsere Zusammenarbeit erforderlich ist – die gilt auch für eine mögliche Aufzeichnung des Online-Meetings.

Sofern Sie uns über den Chat Daten (z.B. Dokumente) zur Verfügung stellen, die wir im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten archivieren müssen, löschen wir diese spätestens nach Wegfall der entsprechenden Frist – max. 10 Jahre im Rahmen des § 147 Abgabenordnung (AO).

2.3 Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung

In der Regel findet das Online-Meeting im Rahmen (vor-)vertraglicher Maßnahmen statt, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertrag).

Sofern dies nicht zutrifft, verarbeiten wir Ihre Daten in unserem Interesse an der Durchführung des Online-Meetings, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung).

Die Aufzeichnung von Text- und Audiodaten im Rahmen eines Online-Meetings erfolgt nur mit Ihrer
Zustimmung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

3. Beratung zu Wertpapierdienstleistungen per Online-Meeting

Als Alternative zu einem persönlichen Gespräch vor Ort, bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit einer Beratung per Online-Meeting. In diesem Fall werden auch weitere Daten, die zur Bereitstellung von Wertpapierdienstleistungen zwingend erforderlich sind, im Rahmen eines Online-Meetings verarbeitet. Art. 76 Abs. 9 der EU-Verordnung 2017/565 (Organisation von Wertpapierfirmen) schreibt die Verarbeitung folgender Kategorien von Daten vor.

(a) Datum und Uhrzeit der Besprechungen;
(b) Ort der Besprechungen;
(c) persönliche Angaben der Anwesenden;
(d) Initiator der Besprechungen; und
(e) wichtige Informationen über den Kundenauftrag, wie u. a. Preis, Umfang, Auftragsart und Zeitpunkt der vorzunehmenden Weiterleitung bzw. Ausführung

Die Daten sind für die Beratung zur Wertpapierdienstleistungen zwingend erforderlich.

3.1 Aufzeichnung

Die Aufzeichnung des Online-Meetings ist im Rahmen der Beratung und der Erteilung eines Auftrages zu Wertpapierdienstleistungen per Gesetz verpflichtend. Es muss mindestens das Gespräch (Textdaten), wie bei einem üblichen Telefonat, aufgezeichnet werden. Zu Beginn der Beratung, also vor der Aufzeichnung, werden Sie über die Rahmenbedingungen informiert. Eine aktive Aufzeichnung wird durch Symbole und Text gekennzeichnet.

Sofern Sie mit einer Aufzeichnung nicht einverstanden sind, dürfen wir Sie nicht per Online-Meeting (oder Telefonat) beraten und werden Ihnen alternative Möglichkeiten vorschlagen.

3.2 Speicherdauer

Die Aufzeichnung der Beratung und Erteilung eines Auftrages zu Wertpapierdienstleistungen im Rahmen eines Online-Meetings wird für einen Zeitraum von max. 5 Jahren aufbewahrt. Sofern Sie uns über den Chat Daten (z. B. Dokumente) zur Verfügung stellen, die wir im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten archivieren müssen, löschen wir diese spätestens nach Wegfall der entsprechenden Frist – max. 10 Jahre im Rahmen des § 147 Abgabenordnung (AO).

3.3 Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung

In der Regel findet das Online-Meeting im Rahmen (vor-)vertraglicher Maßnahmen statt, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertrag).

Die Aufzeichnung des Online-Meetings für die Beratung zu Wertpapierdienstleistungen erfolgt im Rahmen einer rechtlichen Verpflichtung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit Art. 76 Abs. 8 lit. b) EU-VO 2017/565 und § 83 Abs. 3 Wertpapierhandelsgesetz (WpHG).

4. Eingebundene Dienstleister

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht mit allen Dienstleistern, die an der Bereitstellung und Weiterentwicklung unserer Online-Meetings sowie der Ermöglichung spezieller Funktionen beteiligt sind.

Zweck und Rechtsgrundlage	Zweck undRechtsgrundlage	Hinweise
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Teams) One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, D18 P512 Ireland	– Online-Meeting – Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO – Rechtsgrundlage bzw. geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten während der Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), gem. Art 46DSGVO: EU- Standardvertragsklauseln inkl. zusätzlichen Schutzmaßnahmen, hier abrufbar.	Standard-Lösung für unsere Online-Meetings. Generelle Hinweise zum Datenschutz bei Microsoft, auch im Hinblick auf Verarbeitungen für die wir nicht verantwortlich sind, können Sie hier abrufen.
GoTo Technologies Ireland Unlimited Company (GoToMeeting) 77 Sir John Rogerson’s Quay, Block C, Suite 207 Grand Canal DocklandsDublin 2, D02 VK60 Ireland	– Online-Meeting – Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO – Rechtsgrundlage bzw. geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten während der Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), gem. Art 46 DSGVO: EU-Standardvertragsklauseln inkl. zusätzlichen Schutzmaßnahmen, hier abrufbar.	Primär für größere Konferenzen oder Webinare im Einsatz. Generelle Hinweise zum Datenschutz bei GoTo, auch im Hinblick auf Verarbeitungen für die wir nicht verantwortlich sind, können Sie hier abrufen.
MiFID-Recorder GmbH Rüdesheimer Str. 11 80686 München	– Aufzeichnung der Beratung zu Wertpapier- dienstleistungen während eines Online-Meetings – Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO	Einsatz nur im Rahmen der Beratung zu Wertpapier- dienstleistungen und aktiver Aufzeichnung. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in unserer Verantwortung.

5. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten:

− Recht auf Auskunft
− Recht auf Berichtigung oder Löschung,
− Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und
− Recht auf Datenübertragbarkeit.

5.1 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu beschweren. Die für uns unmittelbar zuständige Aufsichtsbehörde ist:

https://datenschutz.hessen.de/

5.2 Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung und Verarbeitungen in unsere berechtigten Interesse

Soweit wir Ihre Daten ausnahmsweise auf der Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten (berechtigte Interessen), haben Sie das Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht länger verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sofern wir Ihnen die Ausübung Ihres Widerspruchs ggf. mit technischen Mitteln ermöglichen, informieren wir Sie hierzu in den einzelnen Datenverarbeitungen weiter oben in unseren Datenschutz-Hinweisen.

5.3 Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt. Ihre Cookie-Einwilligungen können Sie in unserem Consent-Manager (Cookie-Banner) widerrufen bzw. individuell konfigurieren.

5.4 Kontaktmöglichkeiten bez. Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen. Verwenden Sie dazu am besten folgende E-Mail-Adresse: info@eb-sim.de.

Sie können gerne auch eine der Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum verwenden oder sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten oben) wenden.

Stand: 01.10.2024